Samenwerkingsovereenkomst opstellen?  De do’s & don’ts

Samenwerkingsovereenkomst opstellen? De do’s & don’ts

Een samenwerking is een geweldige manier om groei en innovatie te realiseren, maar ook een mooie mogelijkheid om kennis te delen en nieuwe markten te betreden. Met andere woorden samenwerken kent vele voordelen. Hoe komt het dan dat het toch zo vaak mis gaat? Dat komt voornamelijk omdat men zich, in de fase voorafgaand aan de samenwerking, vooral richt op het positieve en daarbij vaak een ‘het-zal-wel-goed-komen’ instelling heeft. Met het oog op een langdurige en constructieve samenwerking, maar ook om te checken of u en uw zakenpartner elkaar goed begrepen hebben, is het toch van belang om ook serieus na te denken over zaken zoals de verdeling van de kosten/inkomsten, geheimhouding en aansprakelijkheid. Doch ook over de gevolgen van een langdurige ziekte of een patstelling tijdens een geschil. Hoe meer zaken u onderling vastlegt in een samenwerkingsovereenkomst, hoe zekerder u en uw partner in de samenwerking zullen staan. U hebt immers precies omschreven wat de juridische gevolgen van een bepaalde situatie zullen zijn.

Onderstaande do’s & don’ts zijn slechts bedoeld om u handvaten te bieden in de precontractuele fase (de fase voorafgaand aan het opstellen van de samenwerkingsovereenkomst) om bijvoorbeeld een intentieovereenkomst op te stellen. Gezien de precaire samenhang van bepalingen in een overeenkomst raden wij u altijd aan om uw overeenkomsten op te laten stellen door een juridisch specialist op het gebied van ondernemingsrecht (of deze op zijn minst te laten screenen door een vergelijkbare professional).

Onderstaande do’s & don’ts zijn niet uitputtend bedoeld.

Do’s Samenwerkingsovereenkomst

  1. Doel vaststellen
    Wat willen de partijen samen bereiken? Dit doel kan overigens ook ideologisch van aard zijn.
  2. Standaard bepalingen, bijvoorbeeld:
    a. Definities
    b. Toepasselijk recht
    c. Overgang van rechten
    d. Procedures
    e. Geschillenregeling
  3. Welke zaken dienen in de considerans benoemd te worden
    De considerans is een belangrijk instrument om de achtergrond van de overeenkomst weer te geven en start veelal met bewoordingen als: ‘Overwegende dat’.
  4. Omschrijf de rechten en plichten per partner, bijvoorbeeld:
    a. Werken de partners exclusief met elkaar samen?
    b. Is er sprake van een geheimhoudingsplicht?
    c. Wat brengt iedere partner in?
    i. Kennis
    ii. Geld
    iii. Middelen
    d. Hoe worden gegevens uitgewisseld?
    e. Wie beheert de dossiers?
    f. Wat als een partner ziek wordt?
    g. Onder welke voorwaarden mag de overeenkomst gewijzigd worden?
  5. Financiën
    a. Wat zijn de (instap)kosten?
    b. Wie zal betalingen verrichten/facturen voldoen?
    c. Hoe worden de kosten/inkomsten verdeeld?
  6. Aansprakelijkheid regelen
    a. Zijn de partners verzekerd tegen schadeclaims?
    b. Wie is aansprakelijk wanneer een klant recht op schadevergoeding mocht hebben?
  7. Intellectuele eigendom
    Denk bijvoorbeeld aan exclusiviteit en/of geheimhouding
  8. Let in het bijzonder op hiërarchische verhoudingen
    Deze kunnen door de belastingdienst als een verkapt dienstverband gezien worden waardoor arbeidsrecht op de rechtsverhouding van toepassing wordt.
  9. Einde samenwerking
    a. Wanneer mag de samenwerking beëindigd worden?
    b. Wie neemt de klanten mee?
    c. Moet een afkoopsom betaald worden?
    d. Mag de overblijvende partner de samenwerking voortzetten met een andere partner?

 

Don’ts Samenwerkingsovereenkomst

  1. Denken dat alles wel goed zal komen, omdat u uw partner al zolang kent en hem vertrouwd
    Als de afspraken tussen partners niet vastgelegd zijn kan het best dat u de afspraken anders hebt opgevat of geïnterpreteerd, of dat u de ene afspraak niet onthouden hebt en een andere wel. Kortom, als afspraken niet schriftelijk zijn vastgelegd, kan onduidelijkheid ontstaan en onduidelijkheid leidt vaak tot conflict. Hoe belangrijker de relatie, des te erger het is als er een conflict ontstaat.
  2. Een intentieovereenkomst zien als een samenwerkingsovereenkomst
    Met behulp van een intentieovereenkomst kunnen partijen met elkaar onderzoeken of zij tot een eventuele overeenkomst kunnen komen en onder welke voorwaarden dat geschiedt. Een intentieovereenkomst is daarmee een ideaal instrument om de precontractuele fase te managen.
  3. De afspraken niet duidelijk of incompleet formuleren
    Bij een geschil zal een mediator of rechter als eerste kijken naar de afspraken in de samenwerkingsovereenkomst, indien deze onduidelijk en/of incompleet zijn kan de mediator of rechter deze aan- of invullen ‘naar de geest van de overeenkomst’. Zo kunnen (afdwingbare) afspraken ontstaan die eigenlijk helemaal niet zo bedoeld waren.
  4. Denken dat de kosten van het laten opstellen of controleren van uw overeenkomst niet op zal wegen tegen de baten
    Het voorkomen van een geschil bespaart niet alleen kosten, maar ook tijd en negatieve energie. Bovendien wilt u graag een constructieve duurzame business relatie met uw partner en dat wordt wel erg moeilijk, wanneer u in een geschil verwikkeld bent!

Wij hopen dat de bovenstaande do’s & don’ts u geholpen hebben bij het vormgeven van uw samenwerkingsovereenkomst. Indien u uw samenwerkingsovereenkomst graag wil laten screenen of opstellen door Lexia Legal kunt u contact met ons opnemen.

Zelf Algemene Voorwaarden opstellen? De DO´S and DON´TS!

Zelf Algemene Voorwaarden opstellen? De DO´S and DON´TS!

Algemene Voorwaarden, ook vaker Leveringsvoorwaarden genoemd, zijn erg aantrekkelijk om als onderdeel van uw overeenkomsten aan uw klanten aan te bieden. Hét grote voordeel van Algemene Voorwaarden is risicobeperking. Bovendien hoeft u niet telkens opnieuw over alle kleine details te onderhandelen. Daarnaast is het fijn dat u voor iedere klant dezelfde regels kan hanteren (bijvoorbeeld ten aanzien van betalingstermijnen, uitsluiting van aansprakelijkheid, geschillenbeslechting en intellectuele eigendom).

Algemene voorwaarden worden eigenlijk pas echt belangrijk op het moment dat zich een geschil voordoet. Het zou vervelend zijn als u er op dat moment achter komt dat uw Algemene Voorwaarden niet in staat zijn u zodanig te beschermen als u had gedacht. Neem daarom de volgende punten, welke niet uitputtend bedoeld zijn, goed in overweging als u hebt besloten zelf aan de slag te gaan!

 

DO´S Algemene Voorwaarden opstellen

 

Wie zijn uw klanten?

Dit lijkt wellicht een open deur, maar veel (startende) ondernemers weten niet dat er een juridische verschil bestaat tussen de consument als klant en de ondernemer als klant. Aangezien een consument volgens de wetgever de zwakkere partij is en aldus extra bescherming nodig heeft. Vooral ten aanzien aansprakelijkheid en invordering is uw contractsvrijheid ten aanzien van consumenten beperkter dan deze is ten aanzien van een zakelijke klant. Indien u (ook) zaken doet met consumenten dient u bijvoorbeeld de zwarte en grijze lijst in acht te nemen evenals het in 2014 aangescherpte herroepingsrecht.

Hanteer Duidelijke definities

Vaak ontstaan geschillen over Algemene Voorwaarden doordat niet duidelijk is wat er met een bepaalde term wordt bedoeld. Wat is ‘schriftelijk’ (is een e-mail, fax of WhatsApp ook schriftelijk?), wie is de ‘gebruiker’, wat betekent ‘deelnemer’? Neem in het eerste artikel van uw Algemene Voorwaarden dan ook, bij voorkeur in alfabetische volgorde, de definities op van de termen die u gaat gebruiken.

Zorg dat uw verzekeringen aansluiten

Heeft u een beroep- en/of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering heeft afgesloten? Dan is het mogelijk dat de verzekeringsvoorwaarden eisen dat u bepaalde bedingen ter beperking van de aansprakelijkheid in uw Algemene Voorwaarden opneemt. Check dit ALTIJD!

Hou de toepasselijke wet- en regelgeving goed in de gaten

Als u uw eigen Algemene Voorwaarden hebt opgesteld bent u er nog niet! Het Nederlandse recht is namelijk constant is ontwikkeling. De snelheid van deze ontwikkelingen verschilt uiteraard per rechtsgebied. Maar vooral aan het consumenten- en ondernemingsrecht wordt veel gesleuteld. Zoals eerder genoemd is in 2014 bijvoorbeeld het herroepingsrecht voor consumenten aangescherpt en in mei 2018 is het privacyrecht aan de beurt! In dezelfde richtlijn is overigens eveneens de informatieplicht voor de ondernemer uitgebreid. Met andere woorden, zorg ervoor dat u steeds op de hoogte bent van nieuwe ontwikkelingen ten aanzien van de voor u toepasselijke wet- en regelgeving.

Meesturen en van toepassing verklaren

Als laatste, maar misschien wel belangrijkste DO, zorg dat u uw Algemene Voorwaarden van toepassing verklaart vóór de koop gesloten wordt. Dus stuur ze met iedere offerte mee (ook bij klanten waar u geregeld zaken mee doet). Dan kan er over de toepasselijkheid van uw Algemene Voorwaarden in ieder geval geen discussie ontstaan!

 

DON´TS Algemene Voorwaarden opstellen

 

Knippen en plakken

Zelf gaan knutselen met bepaalde delen uit Algemene Voorwaarden van uw concullega ’s of deze zelfs in het geheel te kopiëren is nooit een goed idee! Een eerste impressie geeft u wellicht de indruk dat u dezelfde diensten of producten aanbiedt, bijvoorbeeld arbeidsbemiddeling. Echter als u verder zou kijken blijkt dat u abonnementen aanbiedt terwijl uw concullega juist pakketten heeft ontwikkeld. Een ander verdienmodel betekent uiteraard ook andere Voorwaarden die noodzakelijk zijn. Daarnaast is het ook niet erg sjiek om zomaar iemands Voorwaarden in gebruik te nemen. U maakt bovendien inbreuk op het auteursrecht van uw concullega (wat strafbaar gesteld is).

Let op met Branchevoorwaarden

Vaak hoor ik van mijn klanten: “ja, maar ik hanteer Algemene Voorwaarden welke zijn opgesteld door mijn branchevereniging. Zij weten heus wel wat er in moet staan!”. In de praktijk blijkt dit echter nog wel eens tegen te vallen. Deze voorwaarden zijn immers naar de gehele branche geschreven en niet naar het stukje branche waarbinnen u opereert.

Dat het ook wel eens echt misgaat bleek in deze zaak waarbij de rechter de aansprakelijkheidsbeperking vernietigde, waardoor de gebruiker van de Algemene Voorwaarden opdraaide voor de volledige schade van zijn klant. Dit betrof Algemene Voorwaarden, welke door de BOVAG en VNM waren opgesteld en verstrekt aan haar leden.

Spelfouten

U wilt met uw Algemene Voorwaarden graag een professionele indruk maken. Kritische klanten zullen echter niet van uw Algemene Voorwaarden onder de indruk zijn indien deze vol staan met taal- en spelfouten en (juridische) verwijzingen die niet kloppen.

Niet laten checken door een professional

Wij kunnen ons heel goed voorstellen dat u vanuit kostenoverwegingen besluit om uw Algemene Voorwaarden zelf op te stellen. Maar zelfs al doet u nog zo goed uw best. En zelfs al neemt u alle bovenstaande punten zorgvuldig in acht. Dan kunt u nog belangrijke zaken over het hoofd zien. Deze zaken kunnen u later, tijdens een geschil, de spreekwoordelijke kop kosten. Laat daarom uw Algemene Voorwaarden checken door een professional. Vergeet ook zeker niet om ze iedere 2 à 3 jaar te laten controleren.

Zoals u hebt kunnen lezen zijn er veel zaken waar u goed op moet letten als u zelf uw Algemene Voorwaarden gaat opstellen. Wilt u toch dat extra stukje zekerheid wat een jurist u kan bieden? Of geeft u toch liever de volledige samenstelling van dit belangrijjke document uit handen aan een professional? Wij bieden u een all-in prijs voor maatwerk Algemene Voorwaarden van € 440,00.

Welke keuze u ook maakt, neem rustig contact met ons op, ook als u naar aanleiding van deze notitie nog overige vragen heeft. Wij houden van persoonlijk contact en daarom is een eerste kennismaking is bij ons altijd vrijblijvend en kosteloos!