Samenwerkingsovereenkomst opstellen?  De do’s & don’ts

Samenwerkingsovereenkomst opstellen? De do’s & don’ts

Een samenwerking is een geweldige manier om groei en innovatie te realiseren, maar ook een mooie mogelijkheid om kennis te delen en nieuwe markten te betreden. Met andere woorden samenwerken kent vele voordelen. Waarom is een samenwerkingsovereenkomst dan eigenlijk zo belangrijk?

Waar gaat het vaak mis?

Hoe komt het dan dat het toch zo vaak mis gaat? Dat komt voornamelijk omdat men zich, in de fase voorafgaand aan de samenwerking, vooral richt op het positieve en daarbij vaak een ‘het-zal-wel-goed-komen’ instelling heeft. Met het oog op een langdurige en constructieve samenwerking, maar ook om te checken of u en uw zakenpartner elkaar goed begrepen hebben, is het toch van belang om ook serieus na te denken over zaken zoals de verdeling van de kosten/inkomsten, geheimhouding en aansprakelijkheid. Doch ook over de gevolgen van een langdurige ziekte of een patstelling tijdens een geschil. Hoe meer zaken u onderling vastlegt in een samenwerkingsovereenkomst, hoe zekerder u en uw partner in de samenwerking zullen staan. U hebt immers precies omschreven wat de juridische gevolgen van een bepaalde situatie zullen zijn.

Onderstaande do’s & don’ts zijn slechts bedoeld om u handvaten te bieden in de precontractuele fase (de fase voorafgaand aan het opstellen van de samenwerkingsovereenkomst) om bijvoorbeeld een intentieovereenkomst op te stellen. Gezien de precaire samenhang van bepalingen in een overeenkomst raden wij u altijd aan om uw overeenkomsten op te laten stellen door een juridisch specialist op het gebied van ondernemingsrecht (of deze op zijn minst te laten screenen door een vergelijkbare professional).

Onderstaande do’s & don’ts zijn niet uitputtend bedoeld.

Do’s Samenwerkingsovereenkomst

  1. Doel vaststellen
    Wat willen de partijen samen bereiken? Dit doel kan overigens ook ideologisch van aard zijn.
  2. Standaard bepalingen, bijvoorbeeld:
    a. Definities
    b. Toepasselijk recht
    c. Overgang van rechten
    d. Procedures
    e. Geschillenregeling
  3. Welke zaken dienen in de considerans benoemd te worden
    De considerans is een belangrijk instrument om de achtergrond van de overeenkomst weer te geven en start veelal met bewoordingen als: ‘Overwegende dat’.
  4. Omschrijf de rechten en plichten per partner, bijvoorbeeld:
    a. Werken de partners exclusief met elkaar samen?
    b. Is er sprake van een geheimhoudingsplicht?
    c. Wat brengt iedere partner in?
    i. Kennis
    ii. Geld
    iii. Middelen
    d. Hoe worden gegevens uitgewisseld?
    e. Wie beheert de dossiers?
    f. Wat als een partner ziek wordt?
    g. Onder welke voorwaarden mag de overeenkomst gewijzigd worden?
  5. Financiën
    a. Wat zijn de (instap)kosten?
    b. Wie zal betalingen verrichten/facturen voldoen?
    c. Hoe worden de kosten/inkomsten verdeeld?
  6. Aansprakelijkheid regelen
    a. Zijn de partners verzekerd tegen schadeclaims?
    b. Wie is aansprakelijk wanneer een klant recht op schadevergoeding mocht hebben?
  7. Intellectuele eigendom
    Denk bijvoorbeeld aan exclusiviteit en/of geheimhouding
  8. Let in het bijzonder op hiërarchische verhoudingen
    Deze kunnen door de belastingdienst als een verkapt dienstverband gezien worden waardoor arbeidsrecht op de rechtsverhouding van toepassing wordt.
  9. Einde samenwerking
    a. Wanneer mag de samenwerking beëindigd worden?
    b. Wie neemt de klanten mee?
    c. Moet een afkoopsom betaald worden?
    d. Mag de overblijvende partner de samenwerking voortzetten met een andere partner?

 

Don’ts Samenwerkingsovereenkomst

  1. Denken dat alles wel goed zal komen, omdat u uw partner al zolang kent en hem vertrouwd
    Als de afspraken tussen partners niet vastgelegd zijn kan het best dat u de afspraken anders hebt opgevat of geïnterpreteerd, of dat u de ene afspraak niet onthouden hebt en een andere wel. Kortom, als afspraken niet schriftelijk zijn vastgelegd, kan onduidelijkheid ontstaan en onduidelijkheid leidt vaak tot conflict. Hoe belangrijker de relatie, des te erger het is als er een conflict ontstaat.
  2. Een intentieovereenkomst zien als een samenwerkingsovereenkomst
    Met behulp van een intentieovereenkomst kunnen partijen met elkaar onderzoeken of zij tot een eventuele overeenkomst kunnen komen en onder welke voorwaarden dat geschiedt. Een intentieovereenkomst is daarmee een ideaal instrument om de precontractuele fase te managen.
  3. De afspraken niet duidelijk of incompleet formuleren
    Bij een geschil zal een mediator of rechter als eerste kijken naar de afspraken in de samenwerkingsovereenkomst, indien deze onduidelijk en/of incompleet zijn kan de mediator of rechter deze aan- of invullen ‘naar de geest van de overeenkomst’. Zo kunnen (afdwingbare) afspraken ontstaan die eigenlijk helemaal niet zo bedoeld waren.
  4. Denken dat de kosten van het laten opstellen of controleren van uw overeenkomst niet op zal wegen tegen de baten
    Het voorkomen van een geschil bespaart niet alleen kosten, maar ook tijd en negatieve energie. Bovendien wilt u graag een constructieve duurzame business relatie met uw partner en dat wordt wel erg moeilijk, wanneer u in een geschil verwikkeld bent!

Wij hopen dat de bovenstaande do’s & don’ts u geholpen hebben bij het vormgeven van uw samenwerkingsovereenkomst. Indien u uw samenwerkingsovereenkomst graag wil laten screenen of opstellen door Lexia Legal kunt u contact met ons opnemen.

Zelf Algemene Voorwaarden opstellen? De DO´S and DON´TS!

Zelf Algemene Voorwaarden opstellen? De DO´S and DON´TS!

Algemene Voorwaarden, ook vaker Leveringsvoorwaarden genoemd, zijn erg aantrekkelijk om als onderdeel van uw overeenkomsten aan uw klanten aan te bieden. Hét grote voordeel van Algemene Voorwaarden is risicobeperking. Bovendien hoeft u niet telkens opnieuw over alle kleine details te onderhandelen. Daarnaast is het fijn dat u voor iedere klant dezelfde regels kan hanteren (bijvoorbeeld ten aanzien van betalingstermijnen, uitsluiting van aansprakelijkheid, geschillenbeslechting en intellectuele eigendom).

Algemene voorwaarden worden eigenlijk pas echt belangrijk op het moment dat zich een geschil voordoet. Het zou vervelend zijn als u er op dat moment achter komt dat uw Algemene Voorwaarden niet in staat zijn u zodanig te beschermen als u had gedacht. Neem daarom de volgende punten, welke niet uitputtend bedoeld zijn, goed in overweging als u hebt besloten zelf aan de slag te gaan!

 

DO´S Algemene Voorwaarden opstellen

 

Wie zijn uw klanten?

Dit lijkt wellicht een open deur, maar veel (startende) ondernemers weten niet dat er een juridische verschil bestaat tussen de consument als klant en de ondernemer als klant. Aangezien een consument volgens de wetgever de zwakkere partij is en aldus extra bescherming nodig heeft. Vooral ten aanzien aansprakelijkheid en invordering is uw contractsvrijheid ten aanzien van consumenten beperkter dan deze is ten aanzien van een zakelijke klant. Indien u (ook) zaken doet met consumenten dient u bijvoorbeeld de zwarte en grijze lijst in acht te nemen evenals het in 2014 aangescherpte herroepingsrecht.

Hanteer Duidelijke definities

Vaak ontstaan geschillen over Algemene Voorwaarden doordat niet duidelijk is wat er met een bepaalde term wordt bedoeld. Wat is ‘schriftelijk’ (is een e-mail, fax of WhatsApp ook schriftelijk?), wie is de ‘gebruiker’, wat betekent ‘deelnemer’? Neem in het eerste artikel van uw Algemene Voorwaarden dan ook, bij voorkeur in alfabetische volgorde, de definities op van de termen die u gaat gebruiken.

Zorg dat uw verzekeringen aansluiten

Heeft u een beroep- en/of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering heeft afgesloten? Dan is het mogelijk dat de verzekeringsvoorwaarden eisen dat u bepaalde bedingen ter beperking van de aansprakelijkheid in uw Algemene Voorwaarden opneemt. Check dit ALTIJD!

Hou de toepasselijke wet- en regelgeving goed in de gaten

Als u uw eigen Algemene Voorwaarden hebt opgesteld bent u er nog niet! Het Nederlandse recht is namelijk constant is ontwikkeling. De snelheid van deze ontwikkelingen verschilt uiteraard per rechtsgebied. Maar vooral aan het consumenten- en ondernemingsrecht wordt veel gesleuteld. Zoals eerder genoemd is in 2014 bijvoorbeeld het herroepingsrecht voor consumenten aangescherpt en in mei 2018 is het privacyrecht aan de beurt! In dezelfde richtlijn is overigens eveneens de informatieplicht voor de ondernemer uitgebreid. Met andere woorden, zorg ervoor dat u steeds op de hoogte bent van nieuwe ontwikkelingen ten aanzien van de voor u toepasselijke wet- en regelgeving.

Meesturen en van toepassing verklaren

Als laatste, maar misschien wel belangrijkste DO, zorg dat u uw Algemene Voorwaarden van toepassing verklaart vóór de koop gesloten wordt. Dus stuur ze met iedere offerte mee (ook bij klanten waar u geregeld zaken mee doet). Dan kan er over de toepasselijkheid van uw Algemene Voorwaarden in ieder geval geen discussie ontstaan!

 

DON´TS Algemene Voorwaarden opstellen

 

Knippen en plakken

Zelf gaan knutselen met bepaalde delen uit Algemene Voorwaarden van uw concullega ’s of deze zelfs in het geheel te kopiëren is nooit een goed idee! Een eerste impressie geeft u wellicht de indruk dat u dezelfde diensten of producten aanbiedt, bijvoorbeeld arbeidsbemiddeling. Echter als u verder zou kijken blijkt dat u abonnementen aanbiedt terwijl uw concullega juist pakketten heeft ontwikkeld. Een ander verdienmodel betekent uiteraard ook andere Voorwaarden die noodzakelijk zijn. Daarnaast is het ook niet erg sjiek om zomaar iemands Voorwaarden in gebruik te nemen. U maakt bovendien inbreuk op het auteursrecht van uw concullega (wat strafbaar gesteld is).

Let op met Branchevoorwaarden

Vaak hoor ik van mijn klanten: “ja, maar ik hanteer Algemene Voorwaarden welke zijn opgesteld door mijn branchevereniging. Zij weten heus wel wat er in moet staan!”. In de praktijk blijkt dit echter nog wel eens tegen te vallen. Deze voorwaarden zijn immers naar de gehele branche geschreven en niet naar het stukje branche waarbinnen u opereert.

Dat het ook wel eens echt misgaat bleek in deze zaak waarbij de rechter de aansprakelijkheidsbeperking vernietigde, waardoor de gebruiker van de Algemene Voorwaarden opdraaide voor de volledige schade van zijn klant. Dit betrof Algemene Voorwaarden, welke door de BOVAG en VNM waren opgesteld en verstrekt aan haar leden.

Spelfouten

U wilt met uw Algemene Voorwaarden graag een professionele indruk maken. Kritische klanten zullen echter niet van uw Algemene Voorwaarden onder de indruk zijn indien deze vol staan met taal- en spelfouten en (juridische) verwijzingen die niet kloppen.

Niet laten checken door een professional

Wij kunnen ons heel goed voorstellen dat u vanuit kostenoverwegingen besluit om uw Algemene Voorwaarden zelf op te stellen. Maar zelfs al doet u nog zo goed uw best. En zelfs al neemt u alle bovenstaande punten zorgvuldig in acht. Dan kunt u nog belangrijke zaken over het hoofd zien. Deze zaken kunnen u later, tijdens een geschil, de spreekwoordelijke kop kosten. Laat daarom uw Algemene Voorwaarden checken door een professional. Vergeet ook zeker niet om ze iedere 2 à 3 jaar te laten controleren.

Zoals u hebt kunnen lezen zijn er veel zaken waar u goed op moet letten als u zelf uw Algemene Voorwaarden gaat opstellen. Wilt u toch dat extra stukje zekerheid wat een jurist u kan bieden? Of geeft u toch liever de volledige samenstelling van dit belangrijjke document uit handen aan een professional? Wij bieden u een all-in prijs voor maatwerk Algemene Voorwaarden van € 440,00.

Welke keuze u ook maakt, neem rustig contact met ons op, ook als u naar aanleiding van deze notitie nog overige vragen heeft. Wij houden van persoonlijk contact en daarom is een eerste kennismaking is bij ons altijd vrijblijvend en kosteloos!

Wat betekent het regeerakkoord voor u als ondernemer/werkgever?

Wat betekent het regeerakkoord voor u als ondernemer/werkgever?

Na de verkiezingen van woensdag 15 maart volgde de langste formatie in de parlementaire geschiedenis. Na 209 dagen onderhandelen is er een regeerakkoord bereikt tussen de VVD, CDA, D66 en CU. Vandaag (12 oktober) werd Mark Rutte door de kamer aangewezen als formateur. Hij streeft erna om op donderdag 26 oktober de nieuwe kabinetsploeg, door vele nu al een kabinet van het midden genoemd, te presenteren. Mark Rutte, Sybrand Buma, Alexander Pechtold en Gert-Jan Segers zijn niet bang om flink de bezem door bepaalde regelingen te halen en dat heeft voor de meeste medelanders gevolgen. Ook voor u als ondernemer gaat er het een en ander veranderen.

 

Hieronder een beknopt overzicht van de belangrijkste wijzigingen voor u als ondernemer, vanuit het perspectief van een jurist ondernemingsrecht.

 

DE WET DBA WORDT VERVANGEN DOOR EEN OPDRACHTGEVERSVERKLARING

De Wet BDA heeft volgens het kabinet geen helderheid geschapen ten aanzien van het al dan niet bestaan van een arbeidsrelatie tussen opdrachtgever en –nemer. De Wet DBA wordt daarom vervangen. De nieuwe wet moet enerzijds de opdrachtgever de zekerheid bieden dat er geen sprake is van een dienstbetrekking. Anderzijds moet zij schijnzelfstandigheid voorkomen. Het kabinet wil samen met de belastingdienst een zogenaamde ´webmodule´ ontwerpen zodat opdrachtgevers een opdrachtgeversverklaring digitaal kunnen aanvragen. Met deze opdrachtgeversverklaring krijgt een opdrachtgever vóóraf de zekerheid van vrijwaring van loonbelasting en premies werknemersverzekeringen.

 

LOONDOORBETALINGSPERIODE VOOR KLEINE WERKGEVERS WORDT VERKORT

Een grote spreekwoordelijke doorn in het oog van vele (kleine) ondernemers en vooral een reden om geen arbeidsrelaties aan te gaan is de loondoorbetalingsplicht van twee jaar bij ziekte van een werknemer. Dat wordt door dit kabinet eindelijk aangepakt. Er wordt onderscheid gemaakt tussen grote en kleine ondernemers. Heeft u tot 25 werknemers wordt u als kleine ondernemer beschouwd. Voor deze kleine ondernemers gaat voortaan een loondoorbetalingsplicht van één jaar gelden. Nog steeds niet zo aantrekkelijk zoals in bijvoorbeeld Duitsland (zes weken) of België (één maand), maar wel een stap in de goede richting!

 

ER KOMEN GEEN VERPLICHTE VERZEKERINGEN VOOR ZZP´ERS

Het kabinet heeft zich in dit regeerakkoord nog niet willen wagen aan verplichte verzekeringen voor zzp´ers. Zij is wel van mening dat zelfstandigen een bewuste keuze moeten kunnen maken om zich wel of niet te verzekeren. Ook is zij van mening dat zelfstandigen die daarvoor kiezen in beginsel toegang moeten hebben tot de verzekeringsmarkt. Aangezien vele verzekeringen voor zzp´ers momenteel nogal kostbaar zijn is het kabinet voornemens om in gesprek te gaan met de verzekeraars om een beter verzekeringsaanbod te bevorderen.

 

PAYROLLCONSTRUCTIES EN NULURENCONTRACTEN WORDT MINDER AANTREKKELIJK GEMAAKT

Het kabinet onderkent dat er op de arbeidsmarkt behoefte is aan flexibiliteit. Zij wil echter voorkomen dat flexibele arbeidsvormen worden benut om te concurreren op arbeidsvoorwaarden of leiden tot situaties waarbij de flexibiliteit de arbeidsmarktkansen van flexibele werknemer te negatief beïnvloed. Het kabinet vindt dat de arbeidsvoorwaarden van flexibele werknemers minstens gelijk moeten worden gesteld aan de arbeidsvoorwaarden die gelden voor de werknemers bij de inlener. Ook gaat het kabinet de definitie van formeel en materieel werkgeverschap binnen payrolling dichter bij elkaar brengen. Hierdoor zou het zomaar kunnen dat in de toekomst de werknemer niet meer in dienst gaat bij het payrollbedrijf. De werknemer komt weer bij de inlener in dienst, die dan werkgever wordt!

 

Ten aanzien van het nulurencontract wil het kabinet voorkomen dat van de werknemer permanente beschikbaarheid wordt verwacht terwijl dit voor de betreffende werkzaamheden helemaal niet noodzakelijk is. Deze permanente beschikbaar kan volgens het kabinet in de weg staan aan het aannemen van een andere (deeltijd)baan.

 

ER WORDT EEN MINIMUMTARIEF INGEVOERD VOOR ZZP´ERS

Het minimumtarief zou volgens het kabinet tussen de 15 en 18 euro per uur moeten liggen. Dat is125% van de loonkosten van het wettelijk minimumloon. Indien een opdrachtgever een zelfstandige opdrachtnemer voor minder dan dit minimumtarief laat werken gecombineerd met een langere termijn (langer dan 3 maanden) of in combinatie met het verrichten van reguliere bedrijfsactiviteiten wordt bepaald dat er altijd sprake is van een arbeidsovereenkomst. Daardoor moet de opdrachtgever dus onder andere loonbelasting en premies werknemersverzekeringen moet betalen.

 

Bent u zelf ondernemer en/of werkgever en mocht u vragen hebben over bovenstaande neem dan vrijblijvend contact met ons op!

De gevreesde zondagsrijder

De gevreesde zondagsrijder

Het is weer zover, lekker onderweg naar kantoor, terug van een vroege netwerklunch. Er zit er weer een voor me. Het zijn de kleine subtiele handeling van de chauffeuse voor me die mij, in eerste instantie, doen besluiten enige afstand te nemen. De auto is gevuld met dames van middelbare leeftijd die, zo te zien, van een gezellige begin van hun uitstapje genieten. Ik besluit mij niet te ergeren aan deze zondagsrijder, maar eens te observeren hoe de rest van de weggebruikers reageert.

De subtiele misschattingen van deze chauffeuse worden al snel wat minder subtiel wanneer zij rustig, vlak voor een reeks auto´s die minstens 120 km per uur rijden, met 90 km per uur de linkerbaan betreedt. Effect: ongeveer 4 à 5 auto´s die in de spreekwoordelijke ankers worden gedwongen, waarvan de eerste 2 hun ongenoegen hierover zelfs luid claxonnerend tot uiting brengen. De zondagsrijdster schrikt hier duidelijk van en gooit haar stuur direct om, met als gevolg dat ook de auto die zij aan het inhalen was, evenals ikzelf, flink op de rem mag trappen. Eerlijk gezegd had ik wel een beetje medelijden met haar. Van ver af was al te herkennen dat zij niet zo vaak op de weg zat (zeker niet op de snelweg!). Hier hield men echter geen rekening mee, zij werd gewoon ´afgerekend´ op haar – natuurlijk niet zo handige – acties van dat moment. Of zij zelf echter de ernst van de door haar veroorzaakte situatie inzag betwijfel ik.

Ik zag hierin direct een prachtig parallel met onze juridische praktijk. Wij krijgen namelijk vaak opmerkingen, vooral van startende ondernemers, dat zij, met behulp van hun beste vriend Google, best wel zelf een contractje kunnen opstellen. Het is dan lastig deze frisse/optimistische ondernemers uit te leggen dat dit toch meer zichtbaar is dan zij eigenlijk denken. Zoals bij Overeenkomsten of Algemene Voorwaarden zien diegene met enige ervaring vaak al van ver wie deze zelf opgesteld (of nog erger, geknipt en geplakt) heeft. In eerste instantie lijken de foutjes vaak nog subtiel, maar als het er op aan komt kunnen dit soort verbintenissen, opgesteld door een juridische zondagsrijder, in het ergste geval grote ‘ongelukken’ veroorzaken. Hierbij doel ik uiteraard vooral op het ontstaan van aansprakelijkheid, waarvan men dacht dat deze toch echt was uitgesloten. Maar ook de minder drastische gevolgen van het juridisch zondagsrijden kunnen alsnog veel invloed op een onderneming hebben.

De juridische zondagsrijder heeft meestal, net als de chauffeuse van vanmorgen, helemaal niet door dat men door andere ondernemers gezien wordt als zondagsrijder. Toch zijn andere ondernemers, zoals ook ik vanmorgen, veel meer op hun hoede, wanneer zij een zondagsrijder geïdentificeerd menen te hebben. Zij houden meer afstand of nog erger, durven de rit helemaal niet aan, waardoor de onderneming mogelijk opdrachten misloopt.

De volgende keer als een ondernemer twijfelt of zijn Overeenkomsten daadwerkelijk door een professional opgesteld dienen te worden, ga ik hem zeker waarschuwen voor het gevaar van het juridisch zondagsrijden!

Voorkomen dat u gezien wordt als een juridische zondagsrijder? Neem dan contact met ons op.