Algemene Voorwaarden, ook vaker Leveringsvoorwaarden genoemd, zijn erg aantrekkelijk om als onderdeel van uw overeenkomsten aan uw klanten aan te bieden. Hét grote voordeel van Algemene Voorwaarden is risicobeperking. Bovendien hoeft u niet telkens opnieuw over alle kleine details te onderhandelen. Daarnaast is het fijn dat u voor iedere klant dezelfde regels kan hanteren (bijvoorbeeld ten aanzien van betalingstermijnen, uitsluiting van aansprakelijkheid, geschillenbeslechting en intellectuele eigendom).
Algemene voorwaarden worden eigenlijk pas echt belangrijk op het moment dat zich een geschil voordoet. Het zou vervelend zijn als u er op dat moment achter komt dat uw Algemene Voorwaarden niet in staat zijn u zodanig te beschermen als u had gedacht. Neem daarom de volgende punten, welke niet uitputtend bedoeld zijn, goed in overweging als u hebt besloten zelf aan de slag te gaan!
DO´S Algemene Voorwaarden opstellen
Wie zijn uw klanten?
Dit lijkt wellicht een open deur, maar veel (startende) ondernemers weten niet dat er een juridische verschil bestaat tussen de consument als klant en de ondernemer als klant. Aangezien een consument volgens de wetgever de zwakkere partij is en aldus extra bescherming nodig heeft. Vooral ten aanzien aansprakelijkheid en invordering is uw contractsvrijheid ten aanzien van consumenten beperkter dan deze is ten aanzien van een zakelijke klant. Indien u (ook) zaken doet met consumenten dient u bijvoorbeeld de zwarte en grijze lijst in acht te nemen evenals het in 2014 aangescherpte herroepingsrecht.
Hanteer Duidelijke definities
Vaak ontstaan geschillen over Algemene Voorwaarden doordat niet duidelijk is wat er met een bepaalde term wordt bedoeld. Wat is ‘schriftelijk’ (is een e-mail, fax of WhatsApp ook schriftelijk?), wie is de ‘gebruiker’, wat betekent ‘deelnemer’? Neem in het eerste artikel van uw Algemene Voorwaarden dan ook, bij voorkeur in alfabetische volgorde, de definities op van de termen die u gaat gebruiken.
Zorg dat uw verzekeringen aansluiten
Heeft u een beroep- en/of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering heeft afgesloten? Dan is het mogelijk dat de verzekeringsvoorwaarden eisen dat u bepaalde bedingen ter beperking van de aansprakelijkheid in uw Algemene Voorwaarden opneemt. Check dit ALTIJD!
Hou de toepasselijke wet- en regelgeving goed in de gaten
Als u uw eigen Algemene Voorwaarden hebt opgesteld bent u er nog niet! Het Nederlandse recht is namelijk constant is ontwikkeling. De snelheid van deze ontwikkelingen verschilt uiteraard per rechtsgebied. Maar vooral aan het consumenten- en ondernemingsrecht wordt veel gesleuteld. Zoals eerder genoemd is in 2014 bijvoorbeeld het herroepingsrecht voor consumenten aangescherpt en in mei 2018 is het privacyrecht aan de beurt! In dezelfde richtlijn is overigens eveneens de informatieplicht voor de ondernemer uitgebreid. Met andere woorden, zorg ervoor dat u steeds op de hoogte bent van nieuwe ontwikkelingen ten aanzien van de voor u toepasselijke wet- en regelgeving.
Meesturen en van toepassing verklaren
Als laatste, maar misschien wel belangrijkste DO, zorg dat u uw Algemene Voorwaarden van toepassing verklaart vóór de koop gesloten wordt. Dus stuur ze met iedere offerte mee (ook bij klanten waar u geregeld zaken mee doet). Dan kan er over de toepasselijkheid van uw Algemene Voorwaarden in ieder geval geen discussie ontstaan!
DON´TS Algemene Voorwaarden opstellen
Knippen en plakken
Zelf gaan knutselen met bepaalde delen uit Algemene Voorwaarden van uw concullega ’s of deze zelfs in het geheel te kopiëren is nooit een goed idee! Een eerste impressie geeft u wellicht de indruk dat u dezelfde diensten of producten aanbiedt, bijvoorbeeld arbeidsbemiddeling. Echter als u verder zou kijken blijkt dat u abonnementen aanbiedt terwijl uw concullega juist pakketten heeft ontwikkeld. Een ander verdienmodel betekent uiteraard ook andere Voorwaarden die noodzakelijk zijn. Daarnaast is het ook niet erg sjiek om zomaar iemands Voorwaarden in gebruik te nemen. U maakt bovendien inbreuk op het auteursrecht van uw concullega (wat strafbaar gesteld is).
Let op met Branchevoorwaarden
Vaak hoor ik van mijn klanten: “ja, maar ik hanteer Algemene Voorwaarden welke zijn opgesteld door mijn branchevereniging. Zij weten heus wel wat er in moet staan!”. In de praktijk blijkt dit echter nog wel eens tegen te vallen. Deze voorwaarden zijn immers naar de gehele branche geschreven en niet naar het stukje branche waarbinnen u opereert.
Dat het ook wel eens echt misgaat bleek in deze zaak waarbij de rechter de aansprakelijkheidsbeperking vernietigde, waardoor de gebruiker van de Algemene Voorwaarden opdraaide voor de volledige schade van zijn klant. Dit betrof Algemene Voorwaarden, welke door de BOVAG en VNM waren opgesteld en verstrekt aan haar leden.
Spelfouten
U wilt met uw Algemene Voorwaarden graag een professionele indruk maken. Kritische klanten zullen echter niet van uw Algemene Voorwaarden onder de indruk zijn indien deze vol staan met taal- en spelfouten en (juridische) verwijzingen die niet kloppen.
Niet laten checken door een professional
Wij kunnen ons heel goed voorstellen dat u vanuit kostenoverwegingen besluit om uw Algemene Voorwaarden zelf op te stellen. Maar zelfs al doet u nog zo goed uw best. En zelfs al neemt u alle bovenstaande punten zorgvuldig in acht. Dan kunt u nog belangrijke zaken over het hoofd zien. Deze zaken kunnen u later, tijdens een geschil, de spreekwoordelijke kop kosten. Laat daarom uw Algemene Voorwaarden checken door een professional. Vergeet ook zeker niet om ze iedere 2 à 3 jaar te laten controleren.
Zoals u hebt kunnen lezen zijn er veel zaken waar u goed op moet letten als u zelf uw Algemene Voorwaarden gaat opstellen. Wilt u toch dat extra stukje zekerheid wat een jurist u kan bieden? Of geeft u toch liever de volledige samenstelling van dit belangrijjke document uit handen aan een professional? Wij bieden u een all-in prijs voor maatwerk Algemene Voorwaarden van € 440,00.
Welke keuze u ook maakt, neem rustig contact met ons op, ook als u naar aanleiding van deze notitie nog overige vragen heeft. Wij houden van persoonlijk contact en daarom is een eerste kennismaking is bij ons altijd vrijblijvend en kosteloos!