Een samenwerking is een geweldige manier om groei en innovatie te realiseren, maar ook een mooie mogelijkheid om kennis te delen en nieuwe markten te betreden. Met andere woorden samenwerken kent vele voordelen. Hoe komt het dan dat het toch zo vaak mis gaat? Dat komt voornamelijk omdat men zich, in de fase voorafgaand aan de samenwerking, vooral richt op het positieve en daarbij vaak een ‘het-zal-wel-goed-komen’ instelling heeft. Met het oog op een langdurige en constructieve samenwerking, maar ook om te checken of u en uw zakenpartner elkaar goed begrepen hebben, is het toch van belang om ook serieus na te denken over zaken zoals de verdeling van de kosten/inkomsten, geheimhouding en aansprakelijkheid. Doch ook over de gevolgen van een langdurige ziekte of een patstelling tijdens een geschil. Hoe meer zaken u onderling vastlegt in een samenwerkingsovereenkomst, hoe zekerder u en uw partner in de samenwerking zullen staan. U hebt immers precies omschreven wat de juridische gevolgen van een bepaalde situatie zullen zijn.

Onderstaande do’s & don’ts zijn slechts bedoeld om u handvaten te bieden in de precontractuele fase (de fase voorafgaand aan het opstellen van de samenwerkingsovereenkomst) om bijvoorbeeld een intentieovereenkomst op te stellen. Gezien de precaire samenhang van bepalingen in een overeenkomst raden wij u altijd aan om uw overeenkomsten op te laten stellen door een juridisch specialist op het gebied van ondernemingsrecht (of deze op zijn minst te laten screenen door een vergelijkbare professional).

Onderstaande do’s & don’ts zijn niet uitputtend bedoeld.

Do’s Samenwerkingsovereenkomst

  1. Doel vaststellen
    Wat willen de partijen samen bereiken? Dit doel kan overigens ook ideologisch van aard zijn.
  2. Standaard bepalingen, bijvoorbeeld:
    a. Definities
    b. Toepasselijk recht
    c. Overgang van rechten
    d. Procedures
    e. Geschillenregeling
  3. Welke zaken dienen in de considerans benoemd te worden
    De considerans is een belangrijk instrument om de achtergrond van de overeenkomst weer te geven en start veelal met bewoordingen als: ‘Overwegende dat’.
  4. Omschrijf de rechten en plichten per partner, bijvoorbeeld:
    a. Werken de partners exclusief met elkaar samen?
    b. Is er sprake van een geheimhoudingsplicht?
    c. Wat brengt iedere partner in?
    i. Kennis
    ii. Geld
    iii. Middelen
    d. Hoe worden gegevens uitgewisseld?
    e. Wie beheert de dossiers?
    f. Wat als een partner ziek wordt?
    g. Onder welke voorwaarden mag de overeenkomst gewijzigd worden?
  5. Financiën
    a. Wat zijn de (instap)kosten?
    b. Wie zal betalingen verrichten/facturen voldoen?
    c. Hoe worden de kosten/inkomsten verdeeld?
  6. Aansprakelijkheid regelen
    a. Zijn de partners verzekerd tegen schadeclaims?
    b. Wie is aansprakelijk wanneer een klant recht op schadevergoeding mocht hebben?
  7. Intellectuele eigendom
    Denk bijvoorbeeld aan exclusiviteit en/of geheimhouding
  8. Let in het bijzonder op hiërarchische verhoudingen
    Deze kunnen door de belastingdienst als een verkapt dienstverband gezien worden waardoor arbeidsrecht op de rechtsverhouding van toepassing wordt.
  9. Einde samenwerking
    a. Wanneer mag de samenwerking beëindigd worden?
    b. Wie neemt de klanten mee?
    c. Moet een afkoopsom betaald worden?
    d. Mag de overblijvende partner de samenwerking voortzetten met een andere partner?

 

Don’ts Samenwerkingsovereenkomst

  1. Denken dat alles wel goed zal komen, omdat u uw partner al zolang kent en hem vertrouwd
    Als de afspraken tussen partners niet vastgelegd zijn kan het best dat u de afspraken anders hebt opgevat of geïnterpreteerd, of dat u de ene afspraak niet onthouden hebt en een andere wel. Kortom, als afspraken niet schriftelijk zijn vastgelegd, kan onduidelijkheid ontstaan en onduidelijkheid leidt vaak tot conflict. Hoe belangrijker de relatie, des te erger het is als er een conflict ontstaat.
  2. Een intentieovereenkomst zien als een samenwerkingsovereenkomst
    Met behulp van een intentieovereenkomst kunnen partijen met elkaar onderzoeken of zij tot een eventuele overeenkomst kunnen komen en onder welke voorwaarden dat geschiedt. Een intentieovereenkomst is daarmee een ideaal instrument om de precontractuele fase te managen.
  3. De afspraken niet duidelijk of incompleet formuleren
    Bij een geschil zal een mediator of rechter als eerste kijken naar de afspraken in de samenwerkingsovereenkomst, indien deze onduidelijk en/of incompleet zijn kan de mediator of rechter deze aan- of invullen ‘naar de geest van de overeenkomst’. Zo kunnen (afdwingbare) afspraken ontstaan die eigenlijk helemaal niet zo bedoeld waren.
  4. Denken dat de kosten van het laten opstellen of controleren van uw overeenkomst niet op zal wegen tegen de baten
    Het voorkomen van een geschil bespaart niet alleen kosten, maar ook tijd en negatieve energie. Bovendien wilt u graag een constructieve duurzame business relatie met uw partner en dat wordt wel erg moeilijk, wanneer u in een geschil verwikkeld bent!

Wij hopen dat de bovenstaande do’s & don’ts u geholpen hebben bij het vormgeven van uw samenwerkingsovereenkomst. Indien u uw samenwerkingsovereenkomst graag wil laten screenen of opstellen door Lexia Legal kunt u contact met ons opnemen.